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公司内档:各部门文件的归档管理规范与流程

在公司的日常运营中,各类文件的管理与归档是不可或缺的。为了保障文件有序、安全的保存,确保相关人员能够及时、方便地查阅文件,公司特制定本文件归档管理规范,明确各部门文件管理与归档的责任、流程和要求。
公司内档:各部门文件的归档管理规范与流程

1.文件管理责任

  • 各部门负责人对其本部门产生的文件负总责,确保文件及时、准确、完整地归档。
  • 各部门文件管理人员负责本部门文件归档的具体工作,包括文件收集、整理、分类、编目、保管等。
  • 2.文件归档范围

  • 公司所有部门产生的文件,包括但不限于:
  • * 会议纪要

    * 报告

    * 通知

    * 公告

    * 合同

    * 协议

    * 财务账目

    * 人事档案

    * 技术资料

    * 项目文件

    * 质量管理文件等。

    3.文件归档流程

  • 文件收集:各部门须定期收集本部门产生的文件,并及时上交至公司档案管理部门。
  • 文件整理:档案管理部门对收集到的文件进行整理,包括去除重复文件、对文件进行分类排序等。
  • 文件分类:档案管理部门根据文件类型、重要程度、保密等级等方面,对文件进行分类,并制定相应的分类目录。
  • 文件编目:档案管理部门对文件进行编目,包括填写文件目录卡、制作文件索引等。
  • 文件保管:档案管理部门将文件按照分类目录,妥善保管在档案库房中。
  • 4.文件查阅

  • 公司员工可向档案管理部门申请查阅文件,档案管理部门应在收到申请后及时提供查阅服务。
  • 查阅文件时,应遵守档案管理部门的有关规定,不得损坏文件或泄露文件内容。
  • 5.文件销毁

  • 公司档案管理部门应定期对归档文件进行审查,对于已失去保存价值的文件,应按照相关规定进行销毁。
  • 标签:文件管理,档案管理,公司规章制度,文件归档规范,文件归档流程,文件查阅,文件销毁

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