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英文催款函：让你的钱回来，还能保持友好的关系！

2024-07-20
/ 数码产品
/ 热度：8455
写英文催款函，就像在跟客户玩一场“温柔的提醒”游戏。既要表达清楚欠款情况，又要避免过度强硬，让客户感受到你的专业和尊重。别担心，我会手把手教你写出“既能收款，又能保持良好关系”的英文催款函！
英文催款函：让你的钱回来，还能保持友好的关系！

写英文催款函，可不要“上来就怼”。要记住，你的目标是让客户自觉还款，而不是跟他们“打仗”。

第一步：明确主题，开门见山

开头一定要清楚地说明函件的目的，例如：

  • "This letter serves as a reminder of your outstanding balance."

  • "We are writing to follow up on your invoice [Invoice Number]."

    • 第二步：礼貌客气，理性分析

    不要用“威胁”的语气，而是用一种“理解”和“帮助”的语气，例如：

  • "We understand that things happen, and we want to ensure that we can work with you to resolve this matter."

  • "We are here to assist you in any way we can."

    • 第三步：提供具体信息，帮助客户“回忆”

    详细列出欠款金额、发票号码、付款期限等信息，帮助客户快速了解情况。

    第四步：设置“温柔”的最后期限

    不要使用强硬的语言，例如“立即付款”或“否则后果自负”，而是设定一个合理的最后期限，并告知客户逾期可能带来的后果，例如：

  • "Please make your payment by [Date]. If we don't receive payment by that date, we will be forced to take further action."

  • "We would appreciate it if you could settle your outstanding balance by [Date] to avoid any late payment fees."

    • 第五步：提供联系方式，方便客户沟通

    留下一种或多种联系方式，让客户可以方便地联系你，以便解决问题。

    示例：

    Dear [客户姓名],

    This letter serves as a friendly reminder that your invoice [发票号码] for [金额] is currently overdue. The invoice was originally due on [日期].

    We understand that unforeseen circumstances can occur, and we are here to assist you in resolving this matter. Please contact us at [联系方式] to discuss payment options.

    We appreciate your prompt attention to this matter.

    Sincerely,

    [你的名字]

    一些“小技巧”：

  • 使用正式的语气，但不要过于生硬。

  • 保持简洁明了，避免使用过于复杂的句子结构。

  • 检查拼写和语法错误。

  • 使用专业的邮件模板，例如 Google Docs 或 Outlook。

  • 定期跟踪催款进度，并根据情况调整催款函内容。

    • 最后，别忘了“温柔的提醒”：

    如果你和客户的关系比较好，可以在信件结尾添加一句“温馨提示”，例如：

  • "We value your business and hope this doesn't cause any inconvenience."

  • "We look forward to continuing our partnership with you."

    • 记住，写英文催款函的目的是为了收款，但也要保持良好的客户关系。通过“温柔的提醒”，你的钱会回来，你的客户也会更满意！

    标签：英文催款函,催款,欠款,商业信函,英文写作,商业沟通,客户关系
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