催款函的格式与要点,让你追债不犯愁
格式
一份标准的催款函通常包含以下要素:
1. 抬头:写明收款人名称和地址。
2. 日期:写明催款函发出日期。
3. 主题:清楚表明催款函的目的,如“催款函”。
4.正文:
- 陈述欠款金额和欠款详情。
- 提供催款期限,如“请在收到本函后 7 个工作日内付款”。
- 说明逾期付款的后果,如利息或法律行动。
5. 附件:如有必要,附上欠款证明或其他相关文件。
6. 署名:写明发函人姓名和职务。
要点
除了格式之外,撰写催款函还应注意以下要点:
1. 礼貌用语:虽然催款的目的很严肃,但语气应保持礼貌和专业。使用委婉的语言,避免使用威胁或侮辱性的词句。
2. 清晰明确:欠款金额、欠款详情和催款期限等关键信息应清晰明确,不留余地。
3. 分阶段催款:对于较大的欠款,可以分阶段催款,避免一次性给债务人造成太大压力。
4. 追踪跟进:发出催款函后,应定期追踪跟进,了解欠款进展情况。必要时,可以采取进一步的法律行动。
5. 保留证据:催款函的发送和收取都应保留证据,包括邮件收据或信件邮戳。
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